最新[人資系統比較表]-如何挑選雲端人資系統？

雲端HR系統是「人力資源管理」的重要工具，協助企業達到人才「選（招募）、用（績效）、育（培訓）、留（發展）」的管理目標，提升企業營運管理效益。然而，雲端人資系統何其多，尤其是中小企業對於雲端人資系統不熟悉之下，HR 如何挑選？台灣的中小企業如果成長快速會有「公司擴編」需求，因此需要的雲端人資系統從來就不是只要能結薪算出勤，畫面看起來漂亮就好，還需考量系統能否滿足公司規模繼續擴大、系統是否做的夠完整彈性以及細緻度，還有突發問題廠商排除速度等情況，我們歸納出以下三大評估關鍵，讓 HR 與採購同仁於評估系統時參考。

1. 人資系統商背景及產業、對於系統本業的專業度

HR 在挑選人資系統時，除了打聽廠商口碑及系統功能性價比之外，廠商產業經驗跟該廠商原本的客戶群有哪些也是很重要的觀察項目，怎麼說呢 ? 不要以為自己公司人數不多需求單純，其實許多中小企業為了因應客戶要求，對於員工出勤管理或者獎金津貼制度都有許多特殊彈性作法，如果真的沒空仔細比較功能差異，建議可以直接看該雲端人資廠商有做過哪些行業 ?該行業有那些大公司代表性客戶 ? 譬如製造業的三班制/四班二輪或者一天工作10小時自動認加班，甚至是為了國外客戶稽核必須要的驗廠功能，或者像服務業有許多PT是否支援PT特殊班表 (用刷卡資料自動轉換成當日班表) 以及PT特休計算等，如果你評選的廠商沒有做過製造業或者服務業的大廠成功案例經驗，大多是簡單的科技業朝九晚五類型的小公司客戶，那麼很可能上述這些功能該廠商未必都是基本的標配。

而另外一個重點則是對於人資法令的專業度，除了要可快速隨政府法令更新之外，還要看法令要求的灰色地帶部分，廠商是否都有靈活參數可供選擇 ? 譬如特休好了，勞基法允許用周年制/曆年制兩種做法，比較陽春的雲端人資系統商，可能就只有做這兩種選擇，但是在飛騰雲端系統中，除了這兩種選擇之外，還特別提供了許多中小企業很喜歡的第三種作法 : 曆年周年混合制 : 平常用曆年制管理，等到離職當下自動將該員工轉換為周年制計算多退少補的金額，這一點讓很多人資夥伴很喜歡。再來特休如果沒有用完遞延到次年度，最後要結算這些遞延的特休金額，飛騰除了提供吻合法規的計算方式採用歷史當年度的薪資結算之外，也能讓你選擇用最新的薪資結算，也可選擇是否要計算含入某些實發津貼獎金等等….這些小地方很多其他的雲端人資系統商根本沒有任何可設定參數的地方，這就是細緻度的差異 ~ 其實要看專業度如果沒空仔細看，各位可以觀看該系統商是否專注本業好好開發軟體，還是其實該系統商把許多重心放在其他例如網路代購系統中，如果重心放在軟體本身，功能細緻度自然會比較優，如果重心是想靠代購系統衝刺營業額，那麼或許HR軟體本身的功能就比不上認真開發系統的廠商。

飛騰雲端在台灣北中南設有研發與顧問團隊，專注於HR系統本業開發優化，若使用者臨時遇到狀況能機動性排除解決問題，並可支援大陸、越南、香港跨國人事管理，顧問團隊擁有 500 家以上中大型企業導入經驗(超過三分之一是公發上市櫃或知名外商公司)，能為客戶整理企業組織架構與流程，讓中小企業用最划算的雲端租賃費用就能享有與國際大廠相同的HR系統作業流程。此外飛騰雲端也聘請勞動法令大師沈以軒律師團隊作為勞基法相關疑問的諮詢，每當有最新的任何勞動法令異動都會參考勞動部以及沈律師團隊的建議來做為系統優化改善的參考，確保所有客戶都能使用符合法規要求的系統。

2. 權限控管以及資訊安全控管

中小企業在挑選雲端人資系統時，需特別注意資訊安全及資料加密方式。飛騰雲端使用資料庫層級亂數加密演算法，搭配加密電子薪資條，可提升個資保護，避免薪資外流影響公司運作。

針對雲端人資系統的權限管控，有兩個重點

能否針對公司各級管理人員、HR、業務人員和廣大員工進行分級授權，有效管控各廠區或者分公司人員的資料管理權限及分工，根據不同人員職務屬性，設定各別資料閱讀、新增、修改、刪除、作廢、匯出權限，不必擔心敏感人事資料被查閱，避免資料外洩風險。
設定權限是否只能按照使用者或者按照大的功能項目逐一設定，或者可以區分權限群組，按照群組設置權限。如果是前者，當員工進出比較頻繁，每一個新進的人都要重新設定一次權限，如果是後者譬如飛騰雲端人資系統，因為群組別權限上線當時顧問已經協助設置好規範，當有人員報到就會預設給他最基礎的權限，HR只需要針對這新人是否為特殊角色(主管或者特殊經辦) 將該員工加入相對應群組，自然就擁有所有群組的權限集合。

坊間其他的雲端人資系統廠商，在權限管理都做得很弱，如下圖一 :

【圖一】其他雲端人資系統商的權限設定EXCEL示意圖

假如該廠商的權限設定類似上圖，只能夠針對每一個大的項目 EX: 薪資功能 / 出勤功能/組織管理/人員管理直接設定對應的擁有權限的帳號，那麼就會有上述文章所說的兩大缺點 : 1.無法按照每一隻程式逐一設定新增/修改/刪除/作廢/匯出資料的權限 & 2.當有新進人資/經辦同事需要每一個項目重新設定一次權限。相對於飛騰雲端的系統權限如下圖二

【圖二】飛騰雲端人資系統的權限設定畫面

上圖二是飛騰雲端系統薪資模組每一隻程式的設定畫面，左上角可以看見有 "權限角色"，按照該權限角色設定 "每一隻程式" 的執行/新增/編輯/刪除/作廢/核准/撤銷/列印/匯出資料的權限，除了可同時解決上述文章所提的，不需要逐一按照人員設定權限 & 可以仔細設定到每一隻程式之外，甚至針對可檢視資料範圍或者可編輯資料範圍，還可以細分到按照部門/部門階層樹/根部門/全部資料 / 或者是自定義多部門 (跳著挑部門) ，如果有需要甚至還能按照飛騰雲端系統的五職(職務/職種/職類/職等/職級)來區分更詳細的權限劃分，最常見的劃分方式就是譬如副總級以上的薪資是人資經理才可以看到，副總級以下是人資專員負責算薪水，或者公司的 FT 以及 PT 區分不同的人資負責，這些在飛騰雲端人資系統都是屬於內建標配功能。

另外還有一個重點是針對手機APP應用的資訊安全也是一個重點，飛騰雲端因為做過許多大型外商/上市公司以及證卷金融業客戶，這些客戶對於資安要求非常嚴格，飛騰也是台灣目前唯一通過手機APP 工業局資安檢測基準認證的人資系統廠商，此外軟體本身是否也通過各種弱點掃描以及滲透測試等，安全性也會是在挑選系統商很重要的考量，畢竟沒有人會希望自己公司的薪水在雲端上被駭客入侵甚至被異動竄改數據，飛騰雲端人資系統除了通過資安弱點掃描相關認證之外，也針對每家雲端客戶設立個別雲端單獨資料庫，以及每家客戶允許連線雲端網址的黑白名單IP位置，除了資料庫敏感資料加密以外，雲端上的傳輸資料也是有加密，保障客戶資料的安全 ~

3. 系統功能完整度與彈性程度

以筆者目前接觸過台灣四套坊間知名的雲端人力資源管理系統公司來說，確實飛騰雲端系統在所有雲端人資系統廠商中算是功能最彈性完整的解決方案，幾乎市場上90%以上各行業奇奇怪怪的管理需求都已經內建變成標準配備或者選配的參數，而這些參數就類似積木可自行組合，例如製造業的驗廠，服務業的負工時借假，各種特殊津貼計算方式以及許多薪資考勤計算的細節都有納入考慮，整體來說從一般中小企業會遇到的問題，一直到成長成為上市櫃公司跨國企業會遇到的問題都有相對應的解決方案，某種程度上使用飛騰雲端可以最大比例保障這套人資系統不需要另外花錢客製，因為飛騰會把已經有客戶客製化過，適合納入公版套裝的功能全部免費開放給所有客戶使用，同時每個月會在官網公告新版本功能有哪些，這一點應該也是人資系統商業界的唯一一家廠商。

針對功能細節部分，底下整理一份【雲端人資系統比較表】提供給各位詳細參考，特別值得一提的是不僅要看該廠商有沒有一些重要的功能，那隻功能設計得如何是否貼近HR需求符合人性化操作也很重要 ! 譬如講一個最簡單的 "批次調薪" 功能，如果你評選的雲端人資系統商號稱可以支援批次調薪，但是功能畫面類似下圖三

【圖三】EXCEL示意圖(其他雲端系統商批次調薪作法)

這樣的批次調薪等於全部人工在EXCEL做好調薪數據整批匯入，等於還是半人工處理，相對於飛騰雲端系統批次調薪如下圖四

【圖四】批次調整薪資作業

飛騰雲端人資系統每一隻程式原本就內建可以用EXCEL 批次匯出與匯入(當然也包含批次調薪單EXCEL匯出匯入)，但我們知道人資需要的是是全自動的調薪，譬如每年最低工資會調整，在飛騰系統中可以快速找出所有最低工資多少錢的員工，一次性調整成為政府新規定的最低工資 ; 或者公司政策所有員工年度調薪，針對本薪項目增加多少錢或者調薪多少%，系統都提供方便的快速調薪試算作業，同時也考慮到如果是月中調薪，薪資是否要分段計算等等這樣細節的地方，所以雖然都是叫做 "批次調薪功能"，其他雲端業者只是給你一個EXCEL匯入檔，飛騰除了可以匯入EXCEL之外，還體貼人資提供更便利的調薪工具試算功能，兩者有著天壤之別 ~

最後附上一部份的雲端人資系統比較表，提供參考 ~

【雲端人資系統比較表】

項目	需求/功能描述	飛騰雲端
模組擴充	手機App模組	V
	BPM電子表單工具 (全面無紙化表單)	V
	Flow電子簽核工具是否自主開發	V
	招募平台建置擴充	V
	教育訓練模組擴充	V
	績效評核模組擴充	V
資安檢測	薪資安全防護支援N -tier 架構	V
	資安認證	行動應用App基本資安檢測合格證明
	弱點程式掃描	定期進行OWASP ZAP 進行弱點掃描
架構	支援集團式架構，可於一個環境內做到多公司別的管理	V
	系統參數設計採積木堆疊方式，依照不同身份人員可自訂不同管理規則，不受限於系統各模組限制，達到參數靈活彈性最大化	V
	權限設定	彈性度高 1.每項功能可針對個人/部門/部門階層/職務職等職級職種職類設定 2.每項功能可彈性選擇開放範圍為檢視、編輯、匯出….等等
	報表自主性與彈性度	業界唯一樞紐分析報表 (1)提供Excel樞紐分析報表，使用者自行調整報表格式 (2)還可以將自己設定的excel格式另存新檔來使用
	凡走過必留下痕跡，相關單據操作均可查閱人員異動單據軌跡紀錄　並保留原值與新值資訊	V
人事功能面	支援部門與利潤中心設定，一人可分攤多利潤中心，並設定分攤比例，也可以做到按照員工在各部門的實際工時進行成本分攤	V
	支援部門編制人數與實際人數比較	V 可產生歷史/含大頭照組織圖
	應徵人才庫設定可針對面試不錯的口袋名單進行維護	V
	新人報到應繳交文件的維護與管理	V
	非自願離職之程序表單申請、非自願離職證明書文件	V
	黑白名單的註記與管理	V
	職務異動申請單	V
	支援月中調薪分段計算 (除薪資結構外，包含請假加班也能依照分段薪資結構各別計算)	V
	支援訓練留任成本管控，系統於離職時自動計算人員是否尚餘訓練留任期與應攤還費用	V
	系統支援提醒精靈功能，可針對各種人事事件進行提醒（預計復職日/生日/離職日/工作證到期日/居留證到期日/…等）	V
	離職特補休結清提醒	V
	變形工時，需跨月檢核相關法規 (因2/4/8周變形功能，會有周期內跨月之實務情況)	V 支援跨月檢核
	提供『整月』例休、排休天數、標準工時排班控管	V
	國定假日，可設置挪移指定使用的歸屬月份例如 : 四月份的國定假日有2天，與員工協商挪移其中1天至8月才可使用 or 整年度的n天國定假日，與員工協商挪移分配至各月份使用	V
	國定假日，可判斷人員在職給予該國定假日天數例如 : 甲員工 10/11新進到職，故不享有10/10國慶日的天數	V
	班與班需間隔n小時 (目前法規為8或11小時)	V
	班表是否可Excel匯入	V 班表可Excel匯入，且自動檢核錯誤
	直接於Web鍵入排班單	支援，且可走簽核
		V
出勤異常	應上班日的出勤異常提醒 : 遲到/晚來(要請假)/早退/整日無刷卡/上班或下班未刷卡	V
	非上班日出勤異常自動發送郵件通知 (非上班日若有刷卡資料且無加班單，也應視為異常) 勞檢經常檢查之項目	V
	勞動事件法－超時刷卡，可自動mail/手機App推播提醒	V
	刷卡補正作業 ? Ex補卡單	V
假別相關	各類假別規範吻合法規天數管控，並可告知申請超限 Ex 事假14天/年家庭照顧假合併事假計算、生理假合併(月/年額度)	V
	支援喪假100日管控與分段申請可用額度管控(需可區分發生對象)	V
	支援假別依照不同職等/職稱/職級/年資等規則設定符合設定條件才允許申請該假別	V
	可自訂假別的使用順序 Ex.企業想控管，需特休使用完畢，才可以申請補休假	V
	特休方案設定是否可依照客戶需求彈性調整 (到職日/年度切齊按比例計算/預給年資不同人員類型有不同規則)	V
	特休若採曆年制，當人員離職時，可由系統自動推算以到職日方式計算人員的特休是否超休 ? 勞基法，人員離職須回歸至到職日計算確認是否有給足特休 *勞動部特休計算參考 https://calc.mol.gov.tw/Trail_New/html/RestDaysNYear.html	V
	當年度特休到期，可供員工自主於Web回覆欲協商申請特休遞延or結算薪資 ? 無須管理單位人工通知與統計	V
	一人一日如有分次加班（兩張加班單）系統支援合併兩張加班單計算該日加班倍數	V
	一日上班時數+加班時數大於12hr管控	V
	做七休一管控 (14休2…)	V
	整月加班46小時管控 (依照勞基法認定方式)管控	V
	[事前加班]申請且簽核後，可自動通知員工進行事後加班確認	V
	事後加班申請，刷卡資料勾稽檢查	V
	支援一日或整月加班超過N=46小時警告或拒絕	V
	法規 : 天災、例假日前8小時及國定假日前8小時不納入勞基法月總加班工時	V
	加班工時3個月挪移法規 : 3個月加班工時上限138小時，單月加班工時上限為54小時	支援且3個月的認定提供2種方案
	補休有效期限控管	可依照不同人員給予不同的補休有效期 *基本 : 加班日+N天/加班月+N天/當年底/次年底 …
	補休未休代金計算法規 : 補休須採先進先出	支援，且符合先進先出的規範
	指定日期，加班的出勤人員當日給予特別加班費倍率	支援
	自動依據勞健保異動資料，產生加退保、級距調整等異動作業所需的申報EDI媒體檔案	V
	提供每月保費扣款資料與勞健保局對帳的功能，自動比對不一致的資料，以便查核原因	V
	投保薪資、資遣費、退休金的平均工資可不納病假扣款，需納事假扣款	V
	承上勞動部表示，因應嚴重特殊傳染性肺炎衍生出的防疫隔離假、防疫照顧假，請假期間之工資日數皆不列入勞工的「舊制勞退金、資遣費和職災補償」等平均工資計算基礎。	V
	補充保費計算、與申報EDI檔案	V
	前期未納入薪資計算的請假單/加班單，可自動在單據簽核生效的薪資月份納入計算	支援，薪資計算會再往前檢查是否有前期未納入的請假單/加班單
	支援跨月補登請假或加班單，系統可依照實際請假或加班當月薪資結構計算補發之請假加班費用，並核發於補登當月薪資	支援，且依照該張請假/加班單的當月薪資結構來計算
	可設置薪資項目的 [薪資科目]	是；故可以產生薪資科目金額表，供財務單位進行傳票認列的科目金額資訊
	外籍人士與外勞課稅方式，系統自動計算滿183天切換課稅方式	支援
	薪資所得申報檔案、福委會與各類所得申報檔案	V